3.2 ระบุความจำเป็นและความต้องการของการจัดการฝึกอบรม/ค่าย
          ความจำเป็นและความต้องการ เป็นการระบุถึงเหตุผลสำคัญที่ทำให้เกิดการอบรม  หรือการจัดค่ายฯ ซึ่งมาจาก 2 ปัจจัยสำคัญ คือ

1.จากองค์กร/สถาบัน/วัด/โรงเรียน/สังคม
          ในแต่ละองค์กรหรือสถาบันที่ตระหนักถึงหน้าที่และความสำคัญของการให้การ อบรมเพื่อที่จะพัฒนาสมาชิกของตนเองให้ก้าวหน้ายิ่งๆขึ้น ดังนั้นจึงส่งเสริมให้มีการจัดการอบรมฟื้นฟูจิตใจ ค่ายคำสอน ฯลฯ เสริมจากการอบรมปรกติที่ทำอยู่ประจำ ซึ่งในการจัดนั้นขึ้นอยู่กับลักษณะหรือสภาพขององค์กรนั้น เช่น การเตรียมเด็กรับศีลศักดิ์สิทธิ์ต่างๆ ค่ายจริยธรรมตาลำดับชั้นต่างๆ ค่ายปฐมนิเทศ - ปัจฉิมนิเทศ
นอกจากนั้นในองค์กรหรือกลุ่มกิจกรรมที่อยู่ภายในวัดหรือโรงเรียนยังมีความจำเป็นที่จะต้องจัดการอบรมหรือค่ายเพื่อให้องค์กรของตนเข้มแข็งขึ้น เช่น

•องค์กรที่ตั้งกลุ่มกิจกรรมใหม่ เพื่อดำเนินการให้กิจกรรมนั้นบรรลุผล จึงต้องมีการฝึกอบรมให้สมาชิกเข้าใจเป้าหมาย จุดประสงค์ ขององค์กร ทราบขั้นตอนการปฏิบัติงาน ทราบการบริหารงาน ฯลฯ

•องค์กรที่มีกลุ่มกิจกรรมที่กำลังมีปัญหา หรือซบเซา จำเป็นต้องมีการจัดการ อบรม เพื่อให้สมาชิกได้เกิดพลังในการช่วยกันแก้ไขปัญหานั้นๆ หรือ

•องค์กรที่มีกลุ่มกิจกรรมที่กำลังเติบโต ต้องการขยายงาน จำเป็นต้องเสริมศักยภาพให้กับสมาชิก หรือสร้างเครือข่ายให้มากขึ้น

2.จากสมาชิก
สมาชิกขององค์กรอาจจะเห็นความจำเป็นและเกิดความต้องการที่จะเข้ารับการอบรมจึงร้องขอให้มีการจัดค่ายขึ้น เช่น

•ขาดความรู้ ความเข้าใจ จึงต้องการที่จะเรียนรู้ หรือมีประสบการณ์มากขึ้น
•ต้องการพัฒนาทักษะที่จำเป็น
•อยากอุทิศตนมากขึ้น
•ฯลฯ

        ในการเขียนความจำเป็นและความต้องการของการจัดค่ายฯนั้นให้เขียนโดยมีเนื้อหาสาระที่ตอบคำถามเหล่านี้ได้อย่างชัดเจน คือ

1.ใครคือผู้ร้องขอให้จัดฯ (จากองค์กรหรือสมาชิก)
2.ผลที่คาดว่าจะได้รับ
3.ผลเสียที่จะเกิดขึ้น ถ้าไม่จัดฯ
4.พฤติกรรมใหม่ที่ต้องการให้เกิดขึ้นหรือพฤติกรรมที่ต้องการให้เกิดการเปลี่ยนแปลง